Tehnologija

Različne možnosti za vodenje računov

Urednik

V vsakem podjetju je vodenje računov odgovorna naloga, ki je ne smemo zanemariti. Že samostojni podjetniki in mikro podjetja imajo veliko dela na tem področju, še bolj pa te obveznosti seveda izstopajo pri večjih podjetjih. Specifične potrebe se sicer nekoliko razlikujejo, a vedno je treba poskrbeti za to, da jih ustrezno naslovimo.

Nič čudnega torej, da imamo na voljo kar nekaj možnosti, ki jih lahko izkoristimo pri vodenju računov. Nekatere so enostavne, druge zahtevajo več dela, prav tako lahko dobimo nekatere brezplačne in mnoge plačljive rešitve. Vsak mora najti rešitev, ki bo kot nalašč za vodenje računov v njegovem podjetju. Na tem področju ni pametno sklepati kompromisov in iskati bližnjic, saj je vsaka napaka lahko usodna.

Vodenje računov z računovodstvom

Večja podjetja za vodenje računov koristijo storitve računovodskih servisov, lahko pa imajo zaposlene kar svoje računovodje. Tako je možno enostavno poskrbeti tudi za zahtevnejše naloge na tem področju, ne da bi morali delu nameniti veliko časa in truda. Računovodski servis ima glavno prednost že v tem, da nas močno razbremeni, posvetimo se lahko drugim obveznostim, predvsem pa smo lahko brez skrbi, saj bo vodenje računov opravljeno brez napak.

Še vedno moramo sicer upoštevati specifike sodelovanja z računovodskim servisom. V mnogih primerih ohranimo nekatere osnovne obveznosti, recimo izdajanje računov, je pa to odvisno od obsega sodelovanja s profesionalnim računovodskim servisom. Dandanes so pogosti računalniški sistemi, ki omogočajo samodejno deljenje podatkov in dokumentov, tako da imajo vsi vpleteni enostaven dostop do podrobnosti o poslovanju.

Samostojno vodenje računov

Ravno v sodobni tehnologiji lahko najdemo tudi dobre rešitve za samostojno vodenje računov. To velja predvsem za samostojne podjetnike, ki ne potrebujejo posebej naprednih računovodskih storitev, enostavno knjigovodstvo pa so pripravljeni prevzeti kar sami.

Osredotočimo se predvsem na glavne obveznosti, ki jih vključuje vodenje računov. Verjetno bo največ dela s pripravljanjem, izstavljanjem in pošiljanjem računov, z nadzorovanjem prihodkov in odhodkov, pomisliti moramo še na prispevke in druge stroške. Računalniški programi nam pri tem močno pomagajo, še posebej če se odločimo za specializirane računovodske programe. Izdajanje računov lahko v veliki meri avtomatiziramo, prav tako si močno poenostavimo obračun prispevkov.

Lahko najdemo rešitve, ki omogočajo pravilno vodenje računov brez potrebe po storitvah računovodskega servisa. S tem prihranimo nekaj denarja, hkrati pa ohranimo popoln nadzor nad poslovanjem svojega podjetja. Za nekatere podjetnike je samostojno vodenje računov zelo posrečena rešitev, je pa treba seveda premisliti, ali smo pripravljeni v ta opravila vložiti dovolj časa in truda.

Računalniški programi za vodenje računov

Ne glede na to, ali za računovodstvo skrbimo sami ali pa se poslužujemo storitev računovodskega servisa, lahko koristimo funkcionalnosti računalniških programov, ki nam pri delu pomagajo. Enostavno izstavljamo račune, ki se samodejno knjižijo, nad svojim poslovanjem pa imamo tudi popoln pregled. Če sodelujemo z računovodskim servisom, omogoča program samodejno deljenje računov ter drugih dokumentov in podatkov, kar sodelovanje močno olajša, storitve pa so lahko tudi cenejše. Na ta način lahko kar sami opravimo marsikatero nalogo, ki nam jo postavi zahtevnejše vodenje računov, ne da bi morali delu namenjati veliko časa in truda.

Različne možnosti za vodenje računov

Kako najeti pisarniški printer in znižati stroške tiskanja?

Urednik

Kot podjetje lahko pisarniški printer kupite ali pa ga najamete in plačujete mesečno najemnino. Nakup tiskalnika se na prvi pogled zdi učinkovita rešitev, vendar pa so z nakupom povezani različni stroški, ki na dolgi rok dražijo tiskanje v pisarnah.

Najem hitrega in zmogljivega tiskalnika prinaša številne prednosti, saj boste prihranili tako na času kot na denarju. Bistveno je, da za ceno mesečnega paketa ne dobite le tehnologije v uporabo, temveč so v ceno zajete tudi servisne storitve in kartuša. Sami poskrbite le za nakup papirja. Servis in kartuše pa sicer predstavljajo največji strošek, če se odločite za nakup naprave.

Kolikšna je cena za pisarniški printer v najemu?

S slovenskim ponudnikom storitve Optiprint se lahko dogovorite za paket po meri ali pa iz ponudbe izberete standardiziran paket, kot je na primer klasičen tiskalnik za črno belo printanje. Pri tem ni nujno, da najamete le eno napravo, saj jih lahko kombinirate med seboj, tudi v različnih modelih. V pisarno lahko postavite več tiskalnikov ali pa dodate še zmogljivo multifunkcijsko napravo, ki omogoča še fotokopiranje in skeniranje dokumentov. Ponudnik nudi tudi zmogljiv kopirni stroj.

Velika prednost je v tem, da so cene paketov prilagojene vašim potrebam. Ravno zato plačate le toliko in tiste storitve, ki jih potrebujete. Ključen dejavnik pri določanju cene je obremenjenost printanja. To pomeni, da če mesečno tiskate malo, bo tudi cena nižja. V vsakem primeru pa ponudnik pred pričetkom najema opravi mesečno analizo tiskanja v vašem podjetju in tako določi ustrezno in prilagojeno ceno.

Pisarniški printer za barvno in črno belo tiskanje

Glede na vaše potrebe, lahko izbirate med tiskalnikom, ki nudi le črno belo tiskanje ter tiskalnikom, ki nudi tudi barvno printanje. Cena se v tem delu ne razlikuje, saj je ponudnik razvil tehnološko dovršeno rešitev, ki omogoča, da se cena za barvno in črno belo printanje lahko izenači. Pri ceni se bolj upošteva funkcionalnost naprave, saj določeni tiskalniki ponujajo bolj napredne funkcije kot drugi.

Tehnologija izpisovanja črnila na papir je optimizirana, zato naprava porabi minimalno količino črnila, vendar kljub temu zagotavlja kakovosten tisk. Poleg tega nakup kartuše ni potreben, zato boste v tem delu privarčevali. Ko se kartuša izprazni, jo bodo serviserji na terenu zamenjali oziroma napolnili z novim črnilom. Tako tudi ne boste ustvarjali odpadnega materiala in zato prispevali k bolj čistemu okolju.

Pisarniški printer se redno servisira

Poglavitna skrb ponudnika Optiprint je v tem, da vam omogočijo brezskrbno printanje v najemu.  Zato tudi poskrbijo za namestitev naprave z vso strojno in programsko opremo. To je pomembno iz vidika, če potrebujete povezljivost med tiskalnikom in računalniki v vaših pisarnah. Ko je naprava nameščena, pa se skrb za brezhibno delovanje ne zaključi, saj so vam omogočene redne servisne storitve oziroma servisne storitve po potrebi.

Če boste opazili, da naprava ne deluje, kot bi morala, tedaj lahko pokličete tehnično podporo ponudnika, ki vam bo pomagala z rešitvami, ali pa pokličete brezplačno servisno podporo. Serviserji bodo v vaše podjetje prišli še isti delovni dan in popravili pisarniški printer, zato da boste lahko nemoteno opravljali svoje delo.

Kako najeti pisarniški printer in znižati stroške tiskanja?

Kopirni stroji v najemu z ugodnim fotokopiranjem

Urednik

Samostoječi kopirni stroji so se nekdaj uporabljali le v fotokopirnicah, danes pa jih uporabljajo tudi v bolj obremenjenih pisarnah podjetij, ki za nemoteno delo potrebujejo visoko zmogljivo tehnologijo za fotokopiranje, tiskanje in skeniranje. Prednost tehnologije je v tem, da zagotavlja zelo hitro in kakovostno kopiranje dokumentov.

Poleg tega pa si novejše in zmogljivejše fotokopirne naprave delijo z multifunkcijskimi napravami funkciji skeniranja in tiskanja. Zato ni potrebno, da podjetje uporablja obe napravi. Fotokopirne naprave nudijo tudi veliko funkcij pri kopiranju dokumentov, v primerjavi z multifunkcijskimi napravami, ki nudijo bolj osnovne funkcije fotokopiranja. Iz stroškovnega vidika pa je prednost v tem, da je mogoče tehnologijo najeti.

Kopirni stroji v najemu – brezskrbno fotokopiranje

Podjetja, ki fotokopirne naprave najamejo, privarčujejo na času in predvsem na stroških, saj ponudnik storitve zagotavlja brezskrbno tiskanje in fotokopiranje z izbranimi paketi po meri, pri čemer je cena za črno bele ali barvne izpise določena glede na dejanske potrebe in opravljeno mesečno število izpisov.

Na drugi strani pa ponudnik storitve nudi tudi odzivno tehnično podporo, v kar je zajeta tudi servisna podpora, ki v vsakem trenutku zagotavlja brezhibno delovanje naprave. Serviserji poskrbijo za namestitev programske in strojne opreme ter opravijo hitra popravila, če je naprava v okvari. Prednost pa je v tem, da so vse te storitve zajete v fiksno mesečno najemnino.

Zmogljivi kopirni stroji – kaj nudijo?

Samostoječi fotokopirni stroji nudijo številne funkcije za fotokopiranje dokumentov, pri čemer so na voljo tudi bolj napredne funkcije, ki omogočajo kopiranje na višjem nivoju. Na drugi strani pa so naprave primerne tudi za hitro črno belo in barvno tiskanje, vključujoč obojestransko tiskanje.

Naprave imajo tudi veliko kapaciteto predala za papir, pri čemer je mogoče tiskati tako na A4 kot na A3 format papirja. Ena izmed bolj pomembnih lastnosti pa je hitrost tehnologije, saj novejši modeli naprav lahko natisnejo od 36 do 55 strani na minuto. Fotokopirne naprave s programsko opremo pa omogočajo tudi povezavo na USB in LAN ter pošiljanje skeniranih dokumentov v omrežne mape ali na mail.

Nakup kartuše za fotokopiranje ni potreben

Znižanje stroškov tiskanja vključuje sklop brezplačnih storitev, ki so zajete v fiksno ceno za mesečni najem naprave. Poleg servisnih storitev so brezplačne tudi kartuše, tako črno bele kot barvne. To pomeni, da podjetju ni potrebno kupovati kartuš s tonerjem. Poleg tega pa je ponudnik Optiprint razvil tehnološko dovršeno in ekološko rešitev, pri čemer kopirni stroji porabijo le nekaj setov kartuš v vsej svoji življenjski dobi.

Kopirni stroji v najemu z ugodnim fotokopiranjem

Zmogljiv pisarniški barvni tiskalnik v mesečnem najemu

Urednik

Barvni tiskalnik v mesečnem najemu prinaša številne stroškovne prednosti za podjetja. Znižanje stroškov tiskanja je mogoče doseči s fiksno mesečno najemnino in izbranim paketom, ki se prilagaja potrebam podjetja, glede na količino črno belih in barvnih izpisov ter funkcionalnosti, ki jih printer nudi. Podjetje tako lahko vsak mesec predvidi in nadzoruje stroške za printanje.

Fiksna mesečna najemnina ne zajema le uporabe naprave, temveč tudi druge storitve, ki bi jih podjetje sicer moralo dodatno plačati, če bi printer kupilo. Prednost je tudi v tem, da ponudnik storitve nudi brezplačni preizkus naprave. V času preizkusa lahko podjetje ugotovi, katere funkcije potrebuje za nemoteno delo v pisarni. Če podjetje poleg tiskanja potrebuje še skeniranje in fotokopiranje dokumentov, pa je najbolje najeti multifunkcijsko napravo.

Barvni tiskalnik – najem vključuje uporabo kartuše

Če podjetje kupi printer, mora vsak mesec kupovati tudi kartuše s tonerjem. Nakup kartuše s črno belimi izpisi je nekoliko cenejši od kartuš, ki omogočajo tudi printanje z barvami. Poraba kartuš je še posebej visoka na bolj obremenjenih delovnih mestih, zato so stroški za nakup materiala lahko precej visoki. Nekaj prihrankov lahko podjetje ustvari z nakup recikliranih kartuš.

Z najemom naprave za printanje pa se podjetje povsem izogne tem stroškom in zato izdatno privarčuje. Ponudnik storitve nudi posebno tehnologijo, ki temelji na neprekinjenem dotoku črnila oziroma izpisovanju črnila na papir. Tako kartuš tudi ni potrebno menjavati v vsem obdobju najema. Ker so kartuše vedno na razpolago, podjetju ni potrebno skrbeti za zaloge materiala.

Barvni tiskalnik v najemu z rednimi servisnimi storitvami

Ponudnik storitve mesečnega najema zagotavlja, da printer ali multifunkcijska naprava delujeta brezhibno. Serviserji so zadolženi za to, da namestijo, vzpostavijo in ustrezno popravljajo strojno in programsko opremo. Podjetju je na voljo tudi tehnična podpora.

Serviserji na terenu so hitri in odzivni. Zato ob klicu pridejo še v istem delovnem dnevu popraviti napako. S tem poskrbijo tudi za nemoteno delo v pisarni. V primeru, da se na printerju pojavijo večje napake, ki zahtevajo daljša popravila, servisna služba priskrbi nadomestno napravo.

Hitrost pisarniškega tiskalnika z obojestranskim tiskanjem

Za bolj obremenjena delovna mesta je pomembno, da je pisarniški printer dovolj zmogljiv in hiter. Ponudnik storitve mesečnega najema nudi najnovejše modele printerjev, ki omogočajo hitro tiskanje, kot je na primer 40 strani v eni minuti. Hkrati je za bolj enostavno in priročno printanje tudi pomembno, da zmogljiv barvni tiskalnik omogoča obojestransko tiskanje, ki ga je mogoče avtomatično nastaviti.

Zmogljiv pisarniški barvni tiskalnik v mesečnem najemu

Kako izbrati ustrezen nov tiskalnik za pisarno?

Urednik

Če potrebujete za pisarno nov tiskalnik, je pri tem potrebno razmisliti o določenih značilnostih tehnologije, ki je na voljo. V primeru, da potrebujete le tiskanje dokumentov, tedaj je printer odlična izbira. Na voljo pa je tudi multifunkcijska naprava, ki poleg printanja omogoča še fotokopiranje, skeniranje in pošiljanje faksa.

Dobro je poznati in ovrednotiti vse potrebe po tiskanju v pisarni. Le tako se boste lahko odločili, ali potrebujete multifunkcijsko napravo ali pa visoko zmogljiv printer, ki nudi kakovostno in hitro tiskanje. Če želite zmanjšati stroške printanja, pa je na voljo tudi najem tehnologije, pri čemer plačujete mesečno najemnino za uporabo naprave ter za ostale storitve, ki so vključene v ceno.

Nov tiskalnik s črno belimi ali barvni izpisi

Na voljo so modeli printerjev, ki nudijo samo črno bele izpise, ter modeli printerjev, ki nudijo tudi barvno tiskanje. Če v pisarni natisnete zelo malo barvnih dokumentov, tedaj se je bolje odločiti za printer s črno belimi izpisi. Na ta način boste privarčevali tudi pri nakupu kartuše. V primeru, da tehnologijo najamete pri izbranem ponudniku, pa je uporaba kartuše vključena v ceno fiksne mesečne najemnine, zato vam ni potrebno plačevati za kartuše s tonerji.

Printer s programsko opremo za povezovanje

Ob izbiri tehnologije za tiskanje je potrebno preveriti, ali nudi programsko opremo, ki jo potrebujete za nemoteno delo v pisarni. Določeni modeli printerjev imajo vgrajeno povezavo s priklopom na USB ter brezžično Wi-Fi povezavo. Brezžična dostopna točka na napravi omogoča, da dokumente pošljete na druge elektronske naprave. Ponudnik najema tehnologije za printanje pa nudi modele printerjev, ki se lahko povezujejo preko USB, LAN in Wi-Fi povezav.

Nov tiskalnik naj tiska hitro

Različni modeli printerjev nudijo tudi različno hitrost tiskanja, ki se odraža v tem, koliko strani v eni minuti lahko tehnologija natisne. Če v pisarni tiskate le nekajkrat na dan in malo količino dokumentov, tedaj ne potrebujete zelo hitrega printerja.

Če pa na dnevni ravni potrebujete večje količine izpisov, tedaj pa je hitrost printanja zelo pomembna, tudi pri obojestranskem tiskanju. Če se boste odločili za najem printerja, vam ponudnik nudi zmogljivo tehnologijo, ki je zmožna natisniti od 40 do 55 strani na minuto.

Kapaciteta predala za papir in obojestransko tiskanje

Pri izbiri ustreznega printerja za pisarno je potrebno pregledati tudi specifikacije printerja, ki vključujejo kapaciteto predala za papir. Če v pisarni veliko tiskate, tedaj je smiselno izbrati nov tiskalnik, ki nudi večji predal za papir in na katerega lahko zložite več listov. Prav tako je pomembna funkcija obojestranskega printanja, če v pisarni velikokrat tiskate dokumente na obeh straneh lista.

Kako izbrati ustrezen nov tiskalnik za pisarno?

Avtomatsko in ročno obojestransko tiskanje

Urednik

Obojestransko tiskanje je lastnost oziroma funkcija nekaterih modelov pisarniških tiskalnikov, printerjev za domačo uporabo ter zmogljivih multifunkcijskih naprav. Dvostranski tisk je pravzaprav tisk lista papirja na obe strani. Tiskalne naprave brez te funkcije pa lahko tiskajo samo na eno stran papirja, kar imenujemo tudi enostranski tisk.

Dvostransko printanje predstavlja odlično priložnost za podjetja, ki si želijo zmanjšati porabo papirja in s tem posledično tudi zmanjšati stroške pisarniškega materiala. Ob izbiri ustreznega tiskalnika ali multifunkcijske naprave pa je potrebno preveriti, ali tehnologija omogoča ročni dvostranski tisk ali pa avtomatski tisk.

Ročno obojestransko tiskanje v manj obremenjenih pisarnah

Nekateri modeli tiskalnikov in multifunkcijskih naprav niso opremljeni s tehnologijo, ki bi omogočala avtomatični tisk na obe strani papirja, zato se mora ta funkcija izvesti ročno. Ta tip tiskalnih naprav je bolj primeren za manj obremenjena delovna okolja, kjer ni toliko pomembna hitrost printanja.

Če se v pisarni vsakodnevno opravi več sto izvodov, ki morajo biti natisnjeni na obeh straneh, je ročen tisk lahko precej naporen in zamuden za delavce, saj je potrebno vsak natisnjen list papirja obrniti in ga vstaviti v podajalnik papirja, zato da bi printer natisnil še drugo stran.

Tiskalnik s funkcijo dvostranskega printanja

Določeni modeli printerjev in multifunkcijskih naprav imajo vgrajeno funkcijo samodejnega dvostranskega tiska. To pomeni, da ni potrebno ročno obračati liste papirja v podajalniku, temveč naprava opravi vse sama. Pri tem je potrebno le zagotoviti dovoljšno količino papirja v podajalniku.

Tako imajo delavci v pisarnah več časa, da se lahko osredotočijo na druge delovne naloge, saj jim ni potrebno stati ob napravi. Ta tip tiskalne naprave je primeren predsvem za bolj obremenjena delovna mesta, ki potrebujejo hitrost in zanesljivost printanja.

Obojestransko tiskanje zmanjšuje porabo papirja

Največja prednost dvostranskega tiska je v zmanjšani porabi količine papirja in s tem tudi zmanjšanih stroških za pisarniški material. Poleg tega je to tudi ekološki način za printanje. Pri tem pa ima dvostranski tisk tudi druge prednosti, kot so:

  • Papirji z dokumentacijo zavzamejo manj prostora v sistemu arhiviranja
  • Enostavnost uporabe in časovna učinkovitost
  • Optimizacija procesov printanja
  • Obojestransko tiskanje za vezanje dokumentov, oblikovanje brošur, letakov in manjših zloženk.
Avtomatsko in ročno obojestransko tiskanje

Najem in uporaba barvnega tiskalnika za podjetja

Urednik

Barvni tiskalnik je uporaben v vseh podjetjih, ki potrebujejo kakovostno in učinkovito tiskanje z barvami. Tako lahko v pisarnah zaposleni tiskajo barvne poslovne dokumente, voščilnice, reklamne materiale, fotografije in drugo. Za tiskanje z barvami so na delovnem mestu običajno bolj primerni laserski printerji, brizgalni printerji pa so bolj primerni za domačo uporabo.

Podjetja lahko barvne printerje tudi najamejo pri specializiranih ponudnikih, pri čemer mesečna najemnina zajema uporabo novejšega modela printerja, ki omogoča kvalitetno dvostransko barvno tiskanje na A4 dokumentih. Sicer pa je tovrstna funkcija tudi del mesečnega najema multifunkcijskih naprav, ki nudijo še skeniranje, fotokopiranje in pošiljanje faksa.

Barvni tiskalnik s prednostmi uporabe v podjetjih

Če zaposleni želijo natisniti barven dokument, jim za to ni potrebno oditi izven podjetja in storitev naročiti pri zunanjem izvajalcu. Tako lahko delo opravijo kar v udobju pisarne ter prihranijo na stroških storitve. Poleg tega pa novejši modeli printerjev nudijo visoko kakovostno barvno tiskanje, tudi tistih slik z nekoliko zahtevnejšo grafiko. Tako lahko delavci natisnejo tudi tiste dokumente, ki bi jih običajno morali odnesti v profesionalno fotokopirnico.

Če podjetje s svojimi strankami in drugimi odjemalci posluje tudi preko dokumentacije v papirnati obliki, kot so izdani računi, vabila, pogodbe in drugo, je tovrstno poslovno komuniciranje mnogo bolj profesionalno, če so na dokumentih poudarjeni barvni izpisi, logotipi in drugo besedilo.

Z barvami lahko podjetja na svojih dokumentih poudarijo določeno vsebino, zato da jo bodo odjemalci lažje razumeli. Poslovni dokumenti v barvah tudi krajšajo čas iskanja ustreznih informacij in hkrati vplivajo na povečanje števila prejetih klicev strank, če je na papirju z barvo poudarjena telefonska kontaktna številka podjetja.

Barvni tiskalnik za tiskanje promocijskega materiala

Barvno tiskanje s printerjem ali multifunkcijsko napravo je v podjetjih uporabno tudi za tiskanje lastnega promocijskega materiala, kot so različne brošure, letaki, prodajna sporočila, vabila in drugo.

Tako lahko podjetje z najemom printerja izvaja določene marketinške aktivnosti kar v lastnih pisarnah in za to ne potrebuje storitev zunanjih izvajalcev. Z multifunkcijsko napravo pa je mogoče tudi barvno tiskanje na A3 formatu papirja, kar je idealno za večje reklamne panoje in letake.

Kaj je vključeno v paket najema barvnega tiskalnika?

V fiksno mesečno najemnino printerja za barvno tiskanje je vključena uporaba naprave ter kartuš, ki omogočajo potrebno število barvnih in črno belih izpisov. Poleg tega je v mesečni najem printerja vključen tudi hiter in odziven servis. Podjetja lahko izbirajo med različnimi paketi najema, ki se razlikujejo v hitrosti tiskanja printerja ali multifunkcijske naprave. A4 barvni tiskalnik za dvostransko tiskanje je mogoče najeti za vnaprej predvideno obdobje, pri čemer pa pogodbe za najem ne vključujejo dolgoročne vezave in se zato ponudnik prilagaja potrebam podjetja.

Najem in uporaba barvnega tiskalnika za podjetja