Tehnologija

Kaj je virtualna pisarna?

Urednik

Virtualna pisarna je storitev, ki zaposlenim in lastnikom podjetij omogoča, da delajo na daljavo z zagotavljanjem vrste poslovnih funkcij, dostopnih prek interneta. Prav tako omogoča organizacijam, da ustvarijo in ohranijo prisotnost na zaželeni lokaciji, ne da bi morali plačati najemnino za dejanski prostor. Pisarna mogoča podjetjem veliko prednosti fizične pisarne, vendar brez dejanskega prostora ali mize. Je tudi odlična rešitev za vse, ki ne morejo pridobiti dovoljenja za registracijo naslova.

Kaj ponuja virtualna pisarna?

Poštni naslov podjetja –  to pomaga podjetjem, da se zdijo malo bolj prestižna, kot bi bila sicer, če bi uporabila svoj pravi naslov.

Receptorka – to pomaga, če organizirate sestanke v vaši virtualni pisarni in okrog nje, saj se zdi, da je virtualna pisarna nekoliko manj navidezna za vaše stranke in poslovne sodelavce.

Odpiranje in skeniranje ovojnic – če prejemate pošto, ki je poslana na naslov kjer vas ni, je to odlična storitev, kjer vam skenirajo vse objave ter pošljejo po e-pošti.

Sejne sobe – morda ne boste imeli dostopa do delovne mize, lahko pa se vsaj dogovorite za sestanke tudi v sejnih sobah.

Storitve telefonskega odzivnika in glasovne pošte – to vam preprosto pomaga pri upravljanju dohodnih klicev in pomeni, da vam ni treba ponuditi svojega osebnega mobilnega telefona.

Od kod prihaja ideja za virtualni pisarniški prostor?

Zamisel je prišla iz industrije Executive Suite leta 1994. Ideja se je razvila zaradi sposobnosti podjetij, da delujejo na daljavo z uporabo vedno naprednejše tehnologije za komunikacijo. Platforme kot so Skype, Google Hangouts in mnogo drugih so lastnikom podjetij omogočile, da zmanjšajo stroške najema pisarniških prostorov.

Ta fleksibilnost je mladim podjetjem omogočila, da gradijo ekipe zunaj mest z višjim profilom, zmanjšajo stroške in še vedno izgledajo „prestižno“. Za številna podjetja je prestižni poštni naslov nepomemben, vendar za mnoga podjetja to naredi veliko razliko. Če ste visokokakovostni odvetnik, boste poskrbeli, da bo vaš poštni naslov v središču višje profilnega mesta, saj to močno vpliva na nekatere stranke.

Kaj je virtualna pisarna?

Kako naj se lotite nakupa barvnega tiskalnika?

Urednik

Barvni tiskalnik je danes obvezna oprema vsakega doma in pisarne. Gre za nepogrešljiv pripomoček. Ker pa je izbira takih naprav na trgu tako raznovrstna, je še toliko bolj pomembno, da se nakupa lotite premišljeno. Zbrati morate čim več informacij, kaj je možno dobiti. Potem pa določite želeno kombinacijo lastnosti in funkcij tiskalnika, ki ga boste povrh tega dobili za sprejemljivo ceno.

Dobro izhodišče za odločanje vam lahko služi vaš prejšnji barvni tiskalnik. Premislite, kaj je tisto, kar vam je bilo pri njem nepogrešljivo. Po drugi strani sigurno obstaja še kaj, kar bi lahko izboljšali. Mogoče si želite boljše kakovosti tiskanja, mogoče hitrejše rezultate. Mogoče so se vaše potrebe po tiskanju spremenile in potrebujete tiskalnik, ki je specializiran v točno določeno področje; npr. v tiskanje fotografij.

Na kaj morate biti pozorni?

Kateri so torej tisti kriteriji, ki jih je dobro vzeti podr drobnogled? Če vam je pomembna hitrost tiskanja, potem bodite pozorni na vrednost ppm, ki pomeni število natisnjenih strani na minuto. Ta vrednost se razlikuje, če gre za tiskanje črnobelih strani ali če gre za barvno tiskanje. Tiskanje v barvah je namreč nekoliko bolj zamudno.

Na splošno so laserski tiskalniki bolj prilagojeni tiskanju besedila, medtem ko se brizgalni bolje obnesejo pri tiskanju v barvah. Pri večjem obsegu tiskanja vam bo delo olajšalo samodejno obojestransko tiskanje. Priporočljivo je izbrati tak barvni tiskalnik, katerega kapaciteta papirja bo kar največja. To pomeni, da boste imeli manj dela pri poseganju v sam postopek tiskanja.

Tudi možnosti povezljivosti z drugimi napravami se lahko izkažejo kot koristna pridobitev. Če namerava na en barvni tiskalnik tiskati več zasposlenih, potem poiščite tak tiskalnik, ki bo to omogočal. Zamudno je dokumente in slike, ki jih imate na telefonu vsakokrat prenašati najprej na računalnik in jih nato natisniti. Zato je bolje imeti tiskalnik, ki omogoča tiskanje direktno z mobilnih naprav.

Kako naj se lotite nakupa barvnega tiskalnika?

Poceni tiskanje doma in v podjetju

Urednik

Verjetno si vsi tako zasebno kot poslovno želimo, da bi stroške, ki jih imamo, čim bolj znižali. Tudi na področju tiskanja lahko na dolgi rok pride do visokih izdatkov zaradi porabe papirja in kartuš. Posledično moramo seveda kupovati nove in nove. Vendar pa poceni tiskanje je mogoče. Vsaj do neke mere lahko vsak sam neredi veliko za to, da na tem področju zniža stroške. Ampak kako?

Razmislite še pred nakupom tiskalnikov

Verjetno o tem, da bi privarčevali, razmišljate že pri nakupu tiskalnika. Vendar pa to ni vedno dobra ideja. Zakaj? Gre za to, da boste za investicijo dali denar le enkrat, medtem ko bo treba sprotne stroške tiskanja in morebitnih popravil pokrivati več let. Če boste izbrali kvalitetno napravo, ki bo prilagojena vašim potrebam, boste na dolgi rok zanjo plačali manj. Kljub nekoliko višjem začetnem vložku. Izberite torej tako napravo, ki bo prilagojena vašemu načinu tiskanja. Če imate namen tiskati predvsem dokumente, izberite kvaliteten tiskalnik za črno-belo tiskanje. Če boste posegali po tiskanju fotografij, izberite temu prilagojen tiskalnik. Bodite tudi pozorni na priporočljivo število natisnjenih strani na mesec za vsak tip tiskalnika posebej. Te vrednosti ne prekoračite, ker se bodo sicer stroški drastično povišali. Povečala pa se bo tudi možnost, da bi prišlo do okvar.

Kartuše

Tudi na področju kartuš lahko naredite veliko za poceni tiskanje. Ko boste drugič kupili nove, vam ni treba izbrati tistih od proizvajalca vašega tiskalnika. Lahko se odločite tudi za nakup takšnih, ki jih je izdelal drug proizvajalec. Pomembno je, da bodo kartuše ustrezale vašemu tiskalniku. Neoriginalne kartuše bodo omogočile poceni tiskanje zato, ker so cenejše. Učinki pa so podobni kot pri originalnih.

Kako postopati pri tiskanju?

Seveda je najboljša možnost prihranka ta, da se tiskanja ne poslužujete, če ni nujno. Dokument raje shranite na namizje ali ga posredujte prek maila. Sicer pa je priporočljivo, da vsakič preklopite na obojestransko tiskanje. Poslužujte se tudi ekonomičnega tiskanja, saj boste s tem zmanjšali porabo črnila. Poceni tiskanje je torej dosegljivo vsem.

Poceni tiskanje doma in v podjetju

Barvni printer za podjetja

Urednik

Barvni printer je nepogrešljiva naprava v vsaki pisarni, saj omogoča tiskanje, skeniranje, fotokopiranje in druge funkcije. Ker gre za napravo, ki jo uporabljamo več let, je priporočljivo, da si za nakup vzamemo čas in tehtno premislimo, kaj potrebujemo in s katerim tiskalnikom bomo dosegli želen rezultat. Glede na to, da ima vsak barvni printer svojevrstne lastnosti in funkcije, bomo le oboroženi z vsemi potrebnimi informaciji lahko izbrali tistega, s katerim bomo najbolj zadovoljni.

Katere lastnosti tiskalnika so pomembne?

Večinoma si podjetja želijo nakupiti take tiskalnike, da bo enega lahko uporabljalo več zaposlenih. Pri nakupu morate zato biti pozorni, da bo barvni printer omogočil povezavo več računalnikov v omrežje. Pomembna karakteristika je tudi hitrost tiskanja, saj si verjetno želite, da bi sploh v primeru večje količine natisnjenih strani, bili rezultati čim hitrejši. Kako preveriti pri tiskalnikih to lastnost? Bodite pozorni na oznako ppm, kar pomeni število natisnjenih strani na minuto. Višja kot je ta vrednost, s hitrejšim tiskalnikom imate opravka.

Če iščete tak barvni printer, pri katerem bo ročno poseganje v njegovo delovanje minimalno, razmislite tudi o kapaciteti tiskalnika za papir. Gre za to, koliko listov papirja lahko naenkrat date v tiskalnik. Večja kot je kapaciteta, manj boste imeli opravka z ročnim dovajanjem papirja.

V primeru, če imate namen tiskati z USB ključka ali mobilnih naprav, ki jih lahko povežete prek USB povezave, preverite, če ima izbran tiskalnik primeren USB vhod.

Kaj pa kartuše?

Tiskalniki se razlikujejo tudi glede tega, kakšne kartuše podpirajo. Bolj osnovni modeli tiskalnika večinoma podpirajo dve kartuši; pri tem je ena črna, druga pa vsebuje tri osnovne barve. Druga možnost je, da se vsaka barva nahaja v ločeni kartuši. Take kartuše običajno omogočajo bolj kvalitetno tiskanje. Poleg tega je njihova prednost v tem, da lahko vsako izrabimo do konca, brez da bi barva ostajala. Če imamo namreč opravka s kartušo, ki vsebuje več barv, jo moramo zamenjati že, ko se porabi ena izmed njih.

Barvni printer za podjetja

Črnilo lahko privarčujemo na več načinov

Urednik

Črnilo se pri tiskanju stalno porablja. Glede na to, da kartuše sploh naprednejših tiskalnikov niso poceni, je pametno, če naredimo čim več za to, da bi pri črnilu kar najbolj prihranili. Obstajajo različni načini, kako lahko to naredimo.

Znižanje stroškov črnila

Lahko pri tiskanju izberemo ekonomični način, kar pomeni, da bo tiskanje potekalo hitreje, porabljalo pa se bo tudi manj črnila. Kljub temu, da bo kakovost tako natisnjenih strani nekoliko slabša, pa je ta opcija čisto uporabna, ko gre za tiskanje internih gradiv za lastne potrebe ali za izmenjavo med sodelavci. Za gradivo v take namene je priročna tudi odločitev za to, da na eno natisnjeno stran damo dve elektronski strani. Na tak način privarčujemo tudi s papirjem.

Črnilo privarčujemo tudi tako, da pri pisanju v Word izberemo tako pisavo, ki je čim manjša in ožja. V primeru pogostega tiskanja bo prihranek na stroških znaten. Barvno tiskanje je dražje od črno-belega, zato se je pametno le-tega posluževati bolj pogosto kot barvnega, če je to seveda mogoče.

Drugi načini

Ko tiskamo s spleta, je pametno, če najprej besedilo prekopiramo v Word in ga ustrezno oblikujemo tako, da izločimo nepotreben obstranski tekst, reklame in slike, ki jih ne potrebujemo. Šele nato se lotimo tiskanja. Vsekakor je koristno, če vsakič, preden tiskanje izvedemo, premislimo, če je to dejansko potrebno. Marsikdaj kaj natisnemo kar iz navade, čeprav to sploh ni potrebno. Če želimo natisniti nekaj le zato, da bomo besedilo prebrali, potem je vsekakor bolj pametno, če to naredimo kar prek ekrana in prihranimo z nepotrebnimi stroški. Če želimo besedilo ali sliko natisniti zato, da ga bomo nekomu izročili, je bolje, če to naredimo osebno ali prek elektronske pošte.

Sicer pa je o prihranku na račun stroškov črnila dobro razmišljati še pred nakupom tiskalnika in ugotoviti, kater od njih je bolj varčen s črnilom.

Črnilo lahko privarčujemo na več načinov

Zakaj je lahko UV tiskalnik koristna pridobitev za vaše podjetje?

Urednik,

Tiskanje je v zadnjih časih čedalje bolj napredno, zato uporabniku omogoča raznovrstne funkcije. Najnaprednejši UV tiskalniki ne omogočajo zgolj tiskanja na papir, ampak lahko le-to izvajate na najrazličnejše materiale. Tisk na kovino, plastiko, steklo in ostale materiale je tako lahko izvedljiv.

Pri UV tiskanju gre za to, da je za njegovo delovanje uporabljena UV svetloba. Ta princip zagotavlja, da je barva na materialu v trenutku posušena. Tako je izdelek gotov v trenutku, ko pride iz tiskalnika. Tisk na kovino, steklo, plastiko, tekstil in še razne druge materiale po tej metodi postane izvedljivo za uporabnika.

Uporaba UV tiskalnika v podjetju

Če pogledate okoli sebe, vidite, da je na večini vsakodnevnih predmetih logotip določenega podjetja; če gre za pisalo, kalkulator ali kaj drugega. Tisk lahko na primer izvedemo na ovitek od pametnega telefona in podobno. tiskanje na akril je druga kategorija. Včasih se je lahko na akril izvajal le črno-bel tisk, danes pa je to možno v barvah.

UV tisk se lahko izvaja na tekstil; na majice in druga oblačila. To je lahko za podjetje zelo uporabno, saj se v majicah z logotipom podjetja strankam lažje približajo in jim že takoj dajo vedeti, iz kje prihajajo. To lahko torej učinkuje kot dobra promocijska tehnika. Majice lahko podarjajo tudi zadovoljnim strankam, ki na tak način s svojo pojavo širijo dober glas o določeni blagovni znamki.

To je le nekaj osnovnih primerov možne uporabe UV tiskalnika. Možnosti je seveda še mnogo več in z malo domišljije lahko podjetje pride do res izjemnih rezultatov.

Vrednost investicije

Treba pa se je zavedati, da so UV tiskalniki, kateri zagotavljajo tisk na kovino, plastiko in druge materiale, zelo dragi. Za podjetje torej predstavljajo veliko investicijo. Podjetje mora zato dobro premisliti, ali tako napravo dejansko potrebuje in če si jo lahko privošči. V primeru, če je odgovor ne, še vedno obstaja druga možnost. V primeru, če podjetje le na vsake toliko potrebuje tovrstno storitev, se lahko obrne na ustreznega ponudnika, ki bo proti plačilu to izvedel zanj.

Zakaj je lahko UV tiskalnik koristna pridobitev za vaše podjetje?

Kopirni stroj ali multifunkcijska naprava?

urednistvo

Sodobna tehnologija nam ponuja celo vrsto rešitev pri pisarniškem delu. Računalniki so resda prevzeli večino opravil, ki smo jih včasih delali ročno, še vedno pa se na mnogih delovnih mestih zahteva uporaba papirja. Tudi pri tem imamo pomoč – za to poskrbijo tiskalniki, kopirni stroji, skenerji in podobne naprave. Kar pri tem dodatno zaplete zadevo pa je prav pestra ponudba, saj je možno dobiti tako specializirane kot multifunkcijske naprave. Kaj je najbolj smiselno izbrati za kopiranje dokumentov v sodobni pisarni?

Prednosti multifunkcijskih naprav

Prednosti multifunkcijskih naprav so v primerjavi s kopirnimi stroji bržkone očitne. Ker gre za združitev različnih naprav v eno, lahko ta opravlja tudi funkcije izvirnih naprav, torej bo multifunkcijska naprava brez težav sposobna tudi kopirati. Poleg tega pa dopušča še dodatno prilagodljivost, saj z njo lahko še tiskate in skenirate, v mnogih primerih pa naprava omogoča še kaj več. Na delovnih mestih, kjer je pogosta potreba po vseh teh funkcijah, je gotovo smiselno izbrati multifunkcijsko napravo, namesto da bi kupovali vsaj tri ločene naprave. Takšnega mnenja bodo tudi tisti, ki sicer le redko uporabljajo različne funkcije, a želijo imeti to možnost za vsak slučaj.

Prednosti kopirnih strojev

Kopirni stroji so specializirane naprave, prilagojene eni sami nalogi. Iz tega izhajajo zgoraj opisane pomanjkljivosti, a tudi nekatere prednosti, zaradi katerih je nakup kopirnega stroja za določene uporabnike edina smiselna rešitev. Ker gre za namensko napravo, je kopirni stroj popolnoma optimiziran za nalogo kopiranja. To pomeni, da bo kopiranje hitrejše, varčnejše in bolj kakovostno. Pogosto je s temi napravami veliko lažje ravnati, saj ni neštetih možnosti, temveč dosežete svoje že s pritiskom na en sam gumb. Ker je naprava prilagojena le svoji nalogi, bo to brez težav opravljala dlje časa. Kopirni stroji so zelo zanesljivi, skozi dolga leta bodo navduševali s kakovostnim kopiranjem, varčnim delovanjem in nizkimi stroški.

Kopirni stroj ali multifunkcijska naprava?