Elektronski račun je že ustaljena oblika izdajanja računov za večino zavezancev. Izstavljanje računov na tak način ima več prednosti. Prihranite si zamudno prepisovanje podatkov, saj je pri elektronskih računih večina podatkov že vnesenih od prej in jih preprosto izberete. Na tak način se izognete tudi napačnim vnosom. Po drugi strani je tudi za prejemnika preprosteje, če račun dobi v taki obliki. Nekaj dobrega pa naredite tudi za okolje, saj se izognete porabi papirja. Elektronski račun lahko izdate fizični osebi, drugemu podjetju ali pa državni upravi (proračunskemu uporabniku). V nadaljevanju si bomo pogledali, kako elektronski račun izdati proračunskemu uporabniku.
Uporaba UJP portala
Proračunskemu uporabniku lahko elektronski račun izstavite le na en način in sicer prek UJP portala. Uporaba navedenega portala je brezplačna. Se je treba pa predhodno prijaviti v portal z izbranim uporabniškim imenom in določenim geslom. Da bi lahko račune izdajali na tak način, morate predhodno pridobiti tudi digitalno potrdilo. To vam služi temu, da boste lahko izdane elektronske račune digitalno podpisali pred posredovanjem prejemniku. Ta možnost izdajanja računov pride v poštev, če proračunskemu uporabniku podjetje izstavi do 60 računov na leto oziroma približno 5 na mesec.
Prijava na UJP portal
Da bi se registrirali na UJP portalu, na njihovi spletni strani izberete možnost »vloga za novega uporabnika«. Po tem, ko izpolnete obrazec, boste na svoj elektronski naslov prejeli geslo za dostop, ki pa ga morate takoj po prvi prijavi spremeniti. Ko ste prijavljeni, namestite komponento za elektronsko podpisovanje skladno z navodili, ki vas bodo vodila skozi postopek.
Da bi se pripravili na izdajanje elektronskih računov, greste najprej pod »nastavitve«, kjer uredite sam izgled računa. Na tak način dodate besedilo, ki se bo nahajalo v nogi računa. Dodate lahko tudi logotip, sliko podpisa ter žiga.
Izdajanje elektronskih računov
Da bi lahko izdali račun, izberete možnost »vnos e-računa«, nato pa »nov e-račun«. Predlogo morate izpolniti skladno z navodili. Pri tem vnesete podatke o naslovniku, vrsti storitev oziroma o dobavljenih izdelkih, datum opravljene storitve oziroma dostave blaga, datum zapadlosti računa in drugo, kar program zahteva od vas. Računu lahko dodate tudi priloge, če je to potrebno. Nato račun pošljete proračunskemu uporabniku. Program vam omogoča pregled nad tem, kdaj je naslovnik račun prejel in ga odobril, tako da lahko preverite, če je prišlo do kakšnih zapletov pri posredovanju.