Načeloma se zdi, da je izdan račun zaključni opravek pri kakšnem delu, vsaj z računovodskega vidika. Z računom opravimo svoje zahteve in čakamo na plačilo. Pri opravljanju same dejavnosti, za katero smo račun izdali, je seveda lahko drugače, morda bo treba delo še opraviti, dobaviti izdelke ali opraviti kaj drugega, a z računovodskega vidika nas po računu ne čaka več veliko dodatnega dela. A vseeno se izkaže, da bo treba še kaj postoriti, zato teh opravkov ne moremo preprosto spregledati.
Kaj bo treba še postoriti? Ni nujno, da bomo imeli kakšne posebne obveznosti, lahko pa hitro izpostavimo nekatere koristne opravke, ki nam jih še nalaga izdan račun. Tako bomo poslovali veliko bolj elegantno in učinkovito, na dolgi rok tudi bolj uspešno.
Vsak izdan račun moramo imeti v evidenci
Predvsem je pomembno to, da imamo dober nadzor nad svojim poslovanjem. Evidenca izdanih računov je med najbolj pomembnimi oblikami spremljanja poslovanja, saj imamo enostaven vpogled v statistiko opravljenega dela in prejetega denarja. Ni pa nujno, da bomo izdanim računom enostavno sledili.
Če račune izdajamo sami ročno, bomo morali tudi v vodenje evidence vložiti kar nekaj dela. Ena izmed zahtev je že ta, da račune dejansko hranimo nekje na varnem. A v praksi nam pogosto še bolj koristi to, da imamo enostaven pregled nad številom računov, nad zneski, kupci, opravljenim delom … Vse to je ročno težko spremljati.
Veliko bolje bo, da uporabimo računalniški program, ki lahko za vsak izdan račun spremlja razne podatke, ki so predstavljeni v preglednih poročilih. To je za uspešno poslovanje veliko bolj smiselna opcija, sploh v večjih podjetjih.
Z dobrim programom izdan račun ne bo povzročal težav
Računalniški programi nam močno pomagajo že pri izstavljanju računov. Ne bo treba ročno vnašati in urejati podatkov, večino informacij lahko program vnese samodejno. Tako se izognemo napakam, poleg tega pa si delo tudi olajšamo.
Še bolj dobrodošlo je to, da program vsak izdan račun trajno hrani in omogoča dober pregled nad temi dokumenti. Na enem mestu imamo vpogled v statistiko poslovanja. Račune lahko razvrščamo glede na različne kriterije, hitro lahko izbrskamo račune za posamezne stranke, razvrstimo jih po zneskih ali datumu, lahko določimo tudi druge filtre. Tako bomo imeli odličen pregled nad svojim poslovanjem, tako za spremljanje statistike kot tudi za pripravo poročil in projekcij.
Tako je vsak izdan račun pravzaprav uporaben podatek za sprejemanje pomembnih poslovnih odločitev. Ne gre le za računovodske obveznosti, temveč za koristno sredstvo za uspešno dolgoročno poslovanje.
Pomemben je tako prejet kot izdan račun
Veliko dela imamo lahko tudi s prejetimi računi. Tudi nad temi moramo imeti dober pregled, da sledimo odhodkom in bilanci stanja. Predvsem pa je pomembno to, da račune pravočasno plačamo in pravilno knjižimo. Računovodski programi nam tu pomagajo z avtomatsko obravnavo prejetih računov, pripravijo plačilne naloge in račune s pomočjo spletne banke lahko tudi plačajo. Tako prejet kot izdan račun bomo torej uspešno obdelali, če imamo na voljo ustrezno orodje. Računovodski računalniški programi na tem področju ponujajo zelo prepričljive funkcije.